Quel budget pour une exposition ?

Il faut multiplier par quatre le loyer de votre stand pour estimer le budget du salon et obtenir ainsi une première évaluation réaliste des prix. Les coûts de participation à un salon sont repartis selon quatre grandes catégories : 25% des coûts dédiés à la location du stand d'exposition, 40% des coûts pour la construction du stand, 15 % des coûts pour le personnel et 20% des coûts consacrés au marketing et à la promotion. Pour les salons b-to-b, une moyenne de 150 à 200 € par mètre carré peut être considérée pour la location du stand, et il faut compter 250 à 300 € par mètre carré pour la construction du stand d'exposition. Le détail de la facture pour une participation au salon peut être, par exemple, de 3 500 € pour la location d'un stand de 20 mètres carrés, 5 600 € pour la construction du stand, 2 100 € pour le personnel, et 2 800 € pour la promotion, ce qui fait un total de 14 000 €. Il est également possible de réduire les coûts de construction des stands en optant pour un stand d'exposition modulaire et mobile, qui peut diminuer significativement la facture et permettre d'avoir un stand au design flexible pour les salons.

Si vous souhaitez exposer dans un salon professionnel, vous devez prévoir un budget pour les frais d’inscription, qui vont de 500 euros à 3 000 euros. Le budget d’un salon se répartit généralement comme cela : 35 % des coûts sont consacrés à la location du stand et l’inscription 30 % au montage du stand 15 % à la logistique 20 % au marketing et à la communication autour de l’événement. Les exposants dépensent en moyenne 6 000 euros pour un espace d’environ 30 mètres carrés dans un salon de grande envergure. Comptez entre 300 et 1 000 euros par m2 pour un stand personnalisé, 5 000 euros pour un stand de 9 m2 à structure modulaire et 500 euros pour un stand parapluie. Les frais comprennent également l’aménagement de votre stand avec le mobilier souhaité et des éléments audiovisuels. Plusieurs employés de votre entreprise seront présents au salon, il faut donc prévoir les frais liés aux déplacements et à l’hébergement le cas échéant. Il est conseillé de s’y prendre à l’avance car les tarifs hôteliers augmentent souvent dans les jours qui précèdent un grand événement comme un salon professionnel. N’oubliez pas de prendre en compte les frais de restauration de chacun dans votre budget prévisionnel. Comme mentionné précédemment, près de 20 % du budget est généralement consacré au marketing, à la publicité et à la communication lors des grands salons professionnels. Les brochures, flyers, pancartes et autres documents qui seront distribués pendant l’événement peuvent représenter une partie importante des coûts de communication. L’utilisation de vos différents canaux digitaux peut générer des frais additionnels en fonction de l’objectif initial souhaité. Vous pouvez par exemple faire appel à une agence digitale pour préparer tous vos supports de communication sur tous vos différents canaux, vous faisant ainsi gagner du temps et plus d’efficacité dans la réalisation de ces derniers. De même, pour mettre davantage en avant votre communication, vous pouvez tout à fait utiliser une stratégie de publicité sur les moteurs de recherche sur une courte période de temps donnée, quelques semaines avant le début du salon professionnel.

Au château des Ducs de Bretagne, l'exposition sur le naufrage de l'Austria, dont on voit pas mal d'affiches, a coûté 125 000 €. Détail : 40 000 € consacrés au contenu, 68 000 € pour la scénographie, le montage et le démontage, 17 000 € de régie et assurance et 9 700 € alloués à la communication. Le musée des Beaux-Arts a consacré 6 500 € de communication à l'exposition Si j'avais un marteau qui se tient au Hab, la galerie du Hangar à bananes. Coût total : 50 000 €. 6 500 € de communication, c'est très peu, explique-t-on. On a tiré, fait avec les moyens du bord. Le budget idéal de communication est de 15 à 20 %. Mais à 20 %, on est sur une grande expo déjà. La dernière, montée et créée par elle-même, était Femme en résistance en 2009 pour un montant total de 21 000 € et... 400 € pour la communication. Elle fait figure de Petit Poucet avec un budget total de 21 000 €, dont une exposition Jean Painlevé inédite montée avec 1 500 € et un budget com'de 2 700 €.